Kirim Kosmetik ke Arab Saudi: Dokumen yang Perlu Disiapkan

Eksportir kosmetik Indonesia yang menyasar Timur Tengah perlu tahu bahwa kosmetik termasuk barang yang diatur ketat di Arab Saudi, sehingga mengirimnya tidak sesederhana mengirim pakaian. Panduan ini membahas dokumen dan persiapan untuk kirim kosmetik ke Arab Saudi: peran dokumen dari Indonesia seperti Surat Keterangan Ekspor, kewajiban pendaftaran produk di Saudi, daftar informasi yang biasanya dibutuhkan, serta cara mengemas dan mendeklarasikan paket. Rujukan dicek pada Oktober 2026, dan aturan di Arab Saudi hanya sebagai contoh satu negara. Selalu pastikan ketentuan terbaru ke otoritas dan pembeli Anda.

Kirim kosmetik ke Arab Saudi: dua sisi dokumen

Dokumen kosmetik lintas negara punya dua sisi yang berbeda. Sisi pertama ada di Indonesia, yaitu izin edar atau keterangan dari Badan POM bila diminta pembeli. Sisi kedua ada di Arab Saudi, yaitu pencatatan produk oleh otoritas pangan dan obat setempat. Keduanya tidak otomatis saling menggantikan, jadi pastikan Anda tahu mana yang dibutuhkan pembeli.

Dokumen dari Indonesia

Badan POM menjelaskan bahwa Surat Keterangan Ekspor (SKE) bukan kewajiban bagi pelaku usaha yang mengekspor obat dan makanan. SKE diterbitkan sebagai bantuan akses pasar jika dokumen itu menjadi salah satu persyaratan negara tujuan atau pembeli. Menurut penjelasan tersebut, SKE dapat berupa Certificate of Free Sale (CFS), keterangan cara pembuatan yang baik (GMP), sertifikat kesehatan, atau sertifikat lain sesuai permintaan negara tujuan, dan pengajuannya dilakukan secara daring melalui situs Badan POM atau e-BPOM. Penjelasan itu juga menyebut layanan Export Consultation Desk untuk konsultasi persyaratan negara tujuan. Informasi ini berasal dari siaran pers Badan POM tentang SKE bertanggal 1 Maret 2017, jadi cek prosedur terbaru di situs Badan POM sebelum mengajukan.

Gambaran lebih lengkap tentang izin edar dan ekspor sampel ada di artikel BPOM untuk kosmetik dan ekspor sampel.

Pencatatan produk di Arab Saudi

Otoritas pangan dan obat Arab Saudi (SFDA) memiliki layanan elektronik bernama pencatatan produk kosmetik (notifikasi pemasaran). Menurut halaman layanan itu, pengajuan dilakukan lewat sistem terpadu bernama Ghad: pemohon membuat akun, memilih atau mendaftarkan produk, memilih atau memasukkan data pabrik, lalu memenuhi syarat. Untuk produk impor, syaratnya antara lain surat kuasa dari pabrik atau distributor, foto produk yang jelas, gambar desain dan label produk, serta daftar bahan beserta konsentrasi dan fungsinya. Pemohon juga memerlukan akun dengan izin usaha yang mencakup aktivitas kosmetik. Rinciannya ada di halaman layanan SFDA (bahasa Arab), yang terakhir diperbarui 31 Desember 2024 menurut halaman itu.

Perhatikan bahwa proses ini biasanya dijalankan oleh pihak yang memasarkan produk di Saudi, seperti importir atau distributor. Karena itu, pembeli Anda di sana sangat menentukan. Tanyakan apakah mereka sudah memiliki akun dan pengalaman mencatatkan produk, lalu siapkan data bahan dan label yang diminta.

Informasi yang perlu Anda siapkan

Dari syarat SFDA di atas, ada beberapa bahan yang sebaiknya selalu siap di pihak Anda:

• Daftar bahan lengkap dengan konsentrasi dan fungsi tiap bahan, sesuai formula sebenarnya.
• Foto produk dan desain label yang menggambarkan kemasan final.
• Surat kuasa bagi distributor atau importir yang akan mengurus pencatatan.
• Informasi pabrik, yaitu nama dan alamat tempat produk dibuat.
• Dokumen mutu dan keamanan, seperti keterangan GMP atau hasil uji, bila diminta pembeli.

Checklist yang lebih rinci untuk UMKM ada di artikel dokumen ekspor kosmetik.

Packing dan deklarasi paket

Setelah dokumen jelas, perhatikan kemasan fisik. Kosmetik sering berbentuk botol kaca, tabung, atau toples yang mudah pecah atau bocor.

1. Bungkus tiap botol dengan plastik gelembung dan masukkan ke kantong plastik tertutup.
2. Gunakan sekat kardus agar botol tidak saling menekan.
3. Letakkan botol dalam posisi tegak dengan tutup rapat.
4. Tambahkan bahan penyerap bila produk berbentuk cairan atau krim.
5. Isi ruang kosong sampai botol tidak bergeser saat kardus diguncang.

Pada deskripsi isi, tuliskan jenis dan jumlah produk dengan jelas, misalnya "serum wajah 30 ml, 24 botol". Dari sisi Indonesia, ekspor barang kiriman perorangan sampai 30 kg memakai Consignment Note (CN), dan badan usaha dapat memakai CN atau PEB untuk kiriman sampai 30 kg menurut FAQ Ekspor Barang Kiriman Bea Cukai (dicek Oktober 2026). Produk cair juga bisa dikenai aturan kurir tersendiri, jadi cek kebijakan layanan yang Anda pakai.

Hitung biaya lewat halaman cek ongkir luar negeri. Informasi pengiriman ke negara ini ada di halaman kirim paket ke Arab Saudi, sedangkan alur layanan secara umum ada di beranda untuk kirim paket ke luar negeri.

Konsistensi data adalah kunci

Kesalahan yang paling sering menghambat kosmetik adalah ketidaksesuaian antar dokumen. Nama produk di faktur berbeda dengan nama di label, daftar bahan tidak sama dengan formula yang sebenarnya, atau volume pada data kiriman tidak cocok dengan kemasan. Setiap ketidaksesuaian memberi alasan bagi petugas atau regulator untuk bertanya, dan jawaban yang lambat memperpanjang waktu tunggu.

Buat satu lembar acuan berisi nama produk, varian, ukuran, jumlah, bahan, dan nama pabrik, lalu gunakan lembar itu setiap kali menyusun faktur, label, dan data pengiriman. Bila ada perubahan formula atau kemasan, perbarui lembar itu lebih dulu sebelum mengirim.

Berkomunikasi dengan importir di Saudi

Pembeli atau distributor di Arab Saudi adalah mitra kunci. Tanyakan beberapa hal sejak awal:

1. Apakah produk sudah tercatat atau perlu dicatatkan, dan siapa yang mengurusnya?
2. Dokumen apa dari Indonesia yang mereka perlukan, misalnya CFS atau keterangan GMP?
3. Apakah ada ketentuan label atau bahasa yang harus dipenuhi sebelum produk dijual?
4. Siapa yang menanggung bea dan pajak di Saudi, dan bagaimana proses pelunasannya?

Jawaban pembeli menentukan apa yang perlu Anda siapkan. Simpan semua kesepakatan secara tertulis, termasuk perubahan permintaan dokumen, agar tidak terjadi salah paham ketika paket sudah berangkat.

Hindari klaim yang tidak bisa dibuktikan

Jangan menulis klaim khasiat, sertifikasi, atau persetujuan yang tidak Anda miliki pada label maupun pesan penjualan. Klaim yang tidak sesuai bisa menjadi masalah di pemeriksaan dan merusak kepercayaan pembeli. Cukup tulis informasi yang benar dan dapat ditunjukkan dokumennya.

Sampel dan kiriman komersial

Banyak eksportir pemula memulai dengan sampel kecil untuk calon pembeli. Sampel tetap dapat diperiksa petugas. Sampaikan kepada pembeli bahwa Anda mengirim sampel, dan tanyakan apakah mereka memerlukan dokumen tertentu agar sampel bisa diterima. Jangan menyebut sampel bernilai nol bila produknya sebenarnya bernilai; isi nilai wajar sesuai kebiasaan pengiriman.

Untuk kiriman komersial dalam jumlah besar, pembeli atau importir biasanya mengurus prosedur pabean dan pencatatan produk. Peran Anda adalah menyediakan data yang akurat dan konsisten pada faktur, label, dan dokumen lain.

Terakhir, rencanakan waktu dengan longgar. Pengurusan dokumen, pencatatan produk, dan pemeriksaan di perbatasan memiliki tahapan yang tidak sepenuhnya Anda kendalikan. Hindari menjanjikan tanggal tiba yang pasti kepada pembeli, dan jangan mengirim produk sebelum pembeli mengonfirmasi bahwa dokumen yang dibutuhkan sudah lengkap. Dengan begitu, risiko paket tertahan di gudang karena dokumen belum siap dapat ditekan, dan stok Anda tidak tertahan lama di luar negeri.

Sebagai penutup, simpan salinan seluruh dokumen kiriman di satu folder, baik fisik maupun digital, sehingga Anda dapat menjawab pertanyaan petugas atau pembeli dengan cepat.

FAQ: pertanyaan seputar kirim kosmetik ke Arab Saudi

Apakah saya wajib punya Surat Keterangan Ekspor dari Badan POM?

Menurut Badan POM, SKE bukan kewajiban, tetapi dapat diterbitkan bila negara tujuan atau pembeli memintanya. Tanyakan kepada pembeli.

Siapa yang mencatatkan produk kosmetik di Arab Saudi?

Layanan SFDA dijalankan lewat sistem Ghad oleh pihak yang memasarkan produk di Saudi dengan akun dan izin usaha yang sesuai. Biasanya itu adalah importir atau distributor.

Informasi apa yang diminta untuk produk impor?

Menurut halaman SFDA, antara lain surat kuasa dari pabrik atau distributor, foto produk, desain label, dan daftar bahan beserta konsentrasinya.

Bagaimana mencegah kosmetik pecah atau bocor?

Bungkus tiap botol dengan plastik gelembung, pakai sekat kardus, dan tutup rapat setiap wadah.